Uittreksel uit de statuten

 

Artikel 1 - Naam en vestiging

De naam der stichting is: „Stichting Familie van Huykelom van de Pas" en is gevestigd te Udenhout. De stichting moet steeds gevestigd zijn in Nederland, alwaar zich ook het familiearchief bevinden moet.

Artikel 2 - Doel

Het doel der stichting is het bijeenbrengen en bijeenhouden van alle stukken betrekking hebbende op de familie (van Huykelom) van de Pas, zoals : familieportretten, -foto's en -prenten, familiedocumenten en brieven, genealogieën en kwartierstaten, voorwerpen op de familie betrekking hebbende, boeken en andere publicaties geschreven door of over familieleden of voor de familie van belang en verdere archivalia, een en ander verder samen te vatten onder de naam familiestukken.

De stichting heeft verder ten doel de familiezin te bevorderen en de familieband te versterken en zo mogelijk steun van financiële of andere aard te verlenen aan leden der familie (van Huykelom) van de Pas, hetwelk zo nodig bij afzonderlijk reglement nader geregeld zal worden, voor zoverre hierin niet voorzien is door bepalingen en regelen, vastgesteld bij giften, testamentaire beschikkingen of legaten voor dit doel aan de stichting gemaakt. De stichting onthoudt zich van elk commercieel doel.

Het namens een of meerdere familieleden, zoals bedoeld in artikel 3, (bevorderen en beschermen van het) uitoefenen van de gedecrocheerde rechten behorende bij de (ambachts)heerlijkheden Sinoutskerke en Baarsdorp, alsmede toezien op het voortbestaan van voornoemde ambachtsheerlijkheden en de daaraan verbonden rechten.

Artikel 3 - Familieleden

Tot familieleden in de zin van deze statuten worden gerekend:

Categorie A: alle mannelijke en vrouwelijke personen, welke van geboorte de naam van Huykelom van de Pas of van de Pas dragen.
Categorie B : zij wier moeder van geboorte de naam van Huykelom van de Pas of van de Pas heeft of had.
Categorie C: een weduwe of weduwnaar van een familielid sub A of B.

Artikel 4 - Bestuur

De stichting wordt bestuurd door tenminste 2 en ten hoogste 5 meerderjarige familieleden van categorie A.

De meerderjarige familieleden van categorie A hebben het recht in bestuursvacatures uit hun midden te voorzien en wel zoveel mogelijk uit de verschillende takken der familie.

De bestuursleden treden om de vijf jaar af, doch zijn herkiesbaar. Het bestuur regelt zelf nader de wijze van verkiezing, de taakverdeling en dergelijke. Om bestuurslid te zijn moet men in Nederland woonachtig zijn, behoudens dispensatie door de andere bestuursleden.

Het bestuur vertegenwoordigt de Stichting in en buiten rechten en kan een van de bestuursleden of een derde machtigen de Stichting te vertegenwoordigen en namens deze te tekenen.

Artikelen 5 en 6 - Inbreng

Artikelen 5 en 6 regelen uitvoerig de inbreng in de Stichting van familiestukken door de familieleden. Deze familiestukken worden het eigendom der Stichting. Een familielid kan echter bewaarder blijven of worden van familiestukken. Bewaarder kan slechts zijn een familielid dat in Nederland woonachtig is, behoudens dispensatie door het bestuur.

Artikel 7 - Familie-archivaris

Een der familieleden treedt op als archivaris der stichting; hij maakt deel uit van het bestuur. Hem is het beheer toevertrouwd van alle familiestukken, zowel van de stukken in het centrale archief als van de stukken, die zich bij de familieleden als bewaarder bevinden.

De archivaris maakt een nauwkeurige inventaris en beschrijving van alle familiestukken op met vermelding waar de stukken zich bevinden en zo mogelijk de herkomst. Hij volgt bij zijn eventueel beheer de algemeen geldende regels van goed archiefbeheer en moet voor de familiestukken in het centrale familiearchief met de meeste zorg waken en deze zoveel mogelijk tegen brand, diefstal, beschadiging of zoekraken beveiligen en verzekeren, alsmede deze onderhouden. De belangrijkste stukken moeten in een brandkast of kluis worden bewaard, terwijl zo nodig en mogelijk fotocopiën gemaakt dienen te worden. Alle stukken moeten van een etiket en nummer voorzien worden, ook de stukken die zich bij een familielid als bewaarder bevinden. Elk familielid ontvangt een exemplaar der inventaris. De archivaris maakt elk jaar, zo mogelijk in januari, een jaarverslag op, waarin hij de mutaties in de inventaris en in de familieleden vermeldt, zomede de voornaamste familiegebeurtenissen en tevens verantwoording der financiën aflegt. Periodiek doch tenminste eens in de drie jaar, wordt een bijeenkomst der leden gehouden, waaraan eventueel een tentoonstelling van familiestukken wordt verbonden.

Artikel 8 - Verdere rechten en verplichtingen

Elk familielid is verplicht terstond aan de archivaris mededeling te doen van belangrijke familiegebeurtenissen en in het bijzonder een exemplaar van familiekennisgevingen aan hem in te zenden. Voorts verbindt elk familielid zich een exemplaar van door hem of zijn minderjarige kinderen (geboren (van Huykelom) van de Pas) geschreven publicaties, aan de archivaris te zenden. Tevens moet elk familielid terstond mededeling doen van de verwerving of de mogelijkheid tot verwerving van familiestukken en in het algemeen, indien hij iets gewaar wordt omtrent familiestukken die zich buiten de stichting bevinden, alsmede van evenementen betreffende familiestukken die hij in bewaring heeft. Elk familielid heeft het recht familiestukken uit het centrale archief ter inzage te ontvangen volgens de regels die voor archieven in het algemeen hiervoor gelden. Bijzonder waardevolle documenten kunnen eventueel slechts ter plaatse ingezien worden. Elk familielid heeft eveneens het recht de familiestukken die een mede-familielid als bewaarder onder zich heeft, ter plaatse te bezichtigen, tenzij het betrokken mede-familielid bereid is hem deze ter inzage te zenden. Elk familielid heeft het recht voor zijn rekening copieën of foto's van familiestukken te laten maken. Deze copieën of foto's worden het volledig eigendom van het betrokken familielid indien deze zulks wenst. Op deze wijze wordt bijvoorbeeld de mogelijkheid geopend dat ook in de vrouwelijke lijn copieën of foto's van familieportretten, kwartierstaten of genealogieën vererven.

Thans bestaande copieën van familieportretten en dergelijke worden wel ingebracht, tenzij deze ten behoeve van een thans in leven zijnd familielid zijn vervaardigd.

Artikel 9 - Inzage aan niet-familieleden

De archivaris mag uitsluitend met goedkeuring van het bestuur aan niet-familieleden der stichting inzage verlenen van stukken van het familie-archief of aan nietfamilieleden copieën (hetwelk dient te geschieden tegen de kostende prijs) afgeven. Het bestuur kan aan de archivaris een algemene machtiging hieromtrent verstrekken. Publicatie van stukken of gedeelten daarvan uit het familie-archief, ook door familieleden, mag uitsluitend met toestemming van het bestuur geschieden.

Artikel 10 - Financiën

De inkomsten der stichting bestaan uit giften, legaten en andere toevallige baten. Uitsluitend de werkelijk gemaakte kosten mogen door de stichting in rekening gebracht worden.

Indien nodig wordt aan de familieleden een vrijwillige bijdrage of omslag gevraagd, bijvoorbeeld voor de aankoop van bepaalde familiestukken, voor genealogisch onderzoek of de betaling van schadeloosstelling genoemd in artikel 5.

Artikel 11 - Einde der stichting

Indien er geen familieleden meer zijn, worden de familiestukken met het eventuele saldo overgedragen aan mogelijk daarvoor in aanmerking komende archieven en musea. Zodra er niet meer dan drie familieleden over zijn, dient een nadere regeling hieromtrent getroffen te worden.

Artikel 12 - Statutenwijziging

Deze statuten kunnen gewijzigd of aangevuld worden met toestemming van alle bestuursleden, na raadpleging van de familieleden.

Artikel 13 - Onvoorziene gevallen

In de gevallen, waarin deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur overeenkomstig aard en strekking dezer statuten.